Konsultacje

Procedura pierwszej konsultacji

  1. Przed rozpoczęciem spotkania należy przesłać pacjentowi link do spotkania na wskazany przez niego w rezerwacji adres e-mail.
  2. Rozpoczynając konsultację witamy pacjenta i prosimy go o podanie poniższych danych:
    – Hasło firmowe i nazwa firmy (dotyczy jedynie konsultacji firmowych),
    – Imię i nazwisko,
    – Adres zamieszkania (ulica, numer budynku i lokalu, kod pocztowy, miejscowość)
    – PESEL (lub jeśli nie posiada nr PESEL, to nr i nazwę dokumentu tożsamości oraz datę urodzenia).
  3. Potwierdzamy, że dane potrzebne są do sporządzenia dokumentacji medycznej wg przepisów ustawy o dokumentacji medycznej i nikt poza specjalistami Poradni Internetowej nie ma do nich dostępu.
  4. Informujemy również, że konsultacja internetowa może nie być właściwa w każdym przypadku, w szczególności myśli samobójczych czy bezpośredniego zagrożenia życia.
  5. Zawieramy kontrakt słowny.
  6. Rozpoczynamy rozmowę.
  7. Dokonujemy wpisu w dokumentacji po zakończonej rozmowie (prosimy pamiętać o pobraniu wszystkich niezbędnych danych osobowych).

*Konsultacja trwa 50 minut + 10 minut na uzupełnienie dokumentacji.

Procedura kolejnej konsultacji

  1. Przed rozpoczęciem każdego spotkania należy przesłać pacjentowi link do spotkania na wskazany przez niego w rezerwacji adres e-mail.
  2. Rozpoczynając konsultację witamy pacjenta i potwierdzamy hasło firmowe i nazwę firmy (dotyczy jedynie konsultacji firmowych) oraz podstawowe dane w przypadku kiedy w systemie DRW znajdujemy więcej niż jednego pacjenta o takim imieniu i nazwisku.
  3. Rozpoczynamy rozmowę.
  4. Dokonujemy wpisu w dokumentacji po zakończonej rozmowie (prosimy pamiętać o uzupełnieniu wywiadu i rozpoznania).

*Konsultacja trwa 50 minut + 10 minut na uzupełnienie dokumentacji.

Umawianie kolejnych spotkań

  1. Po zakończonej konsultacji, w razie zaistnienia odpowiednich wskazań, proszę zachęcić pacjenta do umówienia kolejnej konsultacji.
  2. Nie ma możliwości zagwarantowania pacjentowi rezerwacji kolejnych kilku konsultacji w tym samym dniu tygodnia i o tej samej godzinie – pacjent po zakończonej konsultacji musi sam zarezerwować sobie następny termin.

System rezerwacji

  1. Pacjenci umawiają się na konsultacje za pośrednictwem strony internetowej Poradnia-Internetowa.pl (nie ma możliwości telefonicznej rezerwacji) i system Bookly.
  2. Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich danych niezbędnych do rezerwacji specjalista, do którego dokonano rezerwacji, otrzymuje wiadomość e-mail o treści:
    Cześć,
    masz nową rezerwację.
    Specjalista: Imię Nazwisko
    Rodzaj konsultacji: Konsultacja psychologiczna [abonament firmowy – hasło/kod] lub [klient indywidualny – 130 PLN]
    Data: 10/07/2021
    Godzina: 14:00
    Dane Klienta: Imię Nazwisko
    Telefon: +486123456789
    Adres e-mail: imienazwisko@mail.com
    Link do spotkania: (UWAGA!!! Na kilka minut przed spotkaniem należy wygenerować link i przesłać go do pacjenta na jego podany adres e-mail)
    Hasło firmowe (w przypadku, gdy nie zostało podane należy poprosić o nie na początku wizyty): NAZWAFIRMY123 <dla klienta indywidualnego pole to pozostaje puste>
    Poradnia-Internetowa

    oraz przypomnienie o nadchodzących konsultacjach przesyłane przez system w wieczór poprzedzający dzień ich realizacji.

Specjalista nie może odbyć konsultacji

Poniższa procedura dotyczy sytuacji losowych – kiedy z nieprzewidzianych przyczyn specjalista nie może zrealizować konsultacji w danym terminie.

W przypadku planowanych nieobecności prosimy pamiętać o poinformowaniu obsługi systemu rezerwacji o terminach swojej nieobecności celem zablokowania ich w systemie.

  1. W przypadku braku możliwości odbycia konsultacji przez specjalistę należy:
    – w tygodniu roboczym: niezwłocznie poinformować osobę odpowiedzialną za obsługę rezerwacji i w porozumieniu z nią odwołać i przenieść konsultację na inny termin;
    – poza godzinami pracy: niezwłocznie poinformować pacjenta o odwołaniu konsultacji i przekazać informację, że w tygodniu obsługa skontaktuje się z nim celem ustalenia nowego terminu.
  2. W wyjątkowych sytuacjach, kiedy powodem braku możliwości odbycia konsultacji jest brak Internetu, można zastosować się do powyższych punktów lub ZA ZGODĄ pacjenta zrealizować konsultację za pomocą połączenia telefonicznego.

Pacjent nie pojawił się na konsultacji

  1. W przypadku, gdy to pacjent nie zjawi się na konsultacji i nie poinformuje o swojej nieobecności wizyta jest liczona jako zrealizowana.
  2. Specjalista po upływie 15 minut oczekiwania ma prawo rozłączyć spotkanie i wpisać pacjenta do tabeli rozliczeniowej jako konsultację zrealizowaną z notką, iż wizyta się nie odbyła z powodu nieobecności pacjenta.

Rozliczenia

Tabela rozliczeniowa

  1. Tabelę rozliczeniową tworzymy na Dysku Google dostępnym pod utworzonym przez Państwa mailem na platformie Gmail.
  2.  Tabelę należy udostępnić poprzez kliknięcie UDOSTEPNIJ i wpisanie jej adresu mail: justyna.focus@gmail.com
  3. W przypadku osób, które maja trudności z utworzeniem tabeli na swoim dysku prosimy o kontakt z p. Karoliną, która założy Państwu tabelę na swoim dysku, następnie udostępni, aby mogli ją Państwo uzupełniać.
  4. Tabele nie musi być tworzona na każdy miesiąc osobno, można wpisywać konsultacje w jednym pliku oddzielając od siebie kolejne miesiąc linią/kolorem etc.
  5.  Uzupełnianie tabeli  NA BIEŻĄCO jest BARDZO WAŻNE ponieważ:
    – na podstawie tej tabeli realizowane są wypłaty i generowane faktury dla firm, a brak konsultacji w fakturze dla firmy skutkuje brakiem możliwości wypłacenia specjaliście wynagrodzenia za jego realizację;
    – niektórych pracowników firm obowiązują limity miesięcznych konsultacji, dlatego musimy mieć stały podgląd ich realizacji.
  6. Wzór tabeli rozliczeniowej wraz z niezbędnymi nazwami kolumn znajduje się poniżej:blank

Konsultacja rozliczona i nierozliczona

  1. Konsultacja zostaje uznana za rozliczoną i należy ją wpisać do tabeli rozliczeniowej w sytuacji:
    – konsultacja odbyła się zgodnie z planem,
    – konsultacja nie odbyła się z winy pacjenta, który nie poinformował z wyprzedzeniem o swojej nieobecności, a specjalista oczekiwał na połączenie 15-ście minut,
    – pacjent poinformował obsługę, że nie pojawi się na konsultacji, ale zrobił to ze zbyt krótkim wyprzedzeniem, aby była możliwa rezerwacja tego terminu przez innego pacjenta (konsultacja wpisywana do rozliczenia każdorazowo w porozumieniu z obsługą).
  2. Konsultacja nie podlega rozliczeniu w sytuacji gdy:
    – zostaje odwołana przez pacjenta z odpowiednim wyprzedzeniem,
    – zostaje mylnie zarezerwowana przez pacjenta (także w sytuacji gdy rezerwacji dokonano “z dnia na dzień”),
    – w przypomnieniu o rezerwacji widnieje status “pending”, który oznacza, że pacjent nie dokonał ostatecznie płatności.

Zakończenie umów lub osiągnięty limit

  1. W sytuacji kiedy firma zakończyła współpracę abonamentową z Poradnią Internetową lub został osiągnięty miesięczny limit konsultacji dostępnych dla pracowników danej firmy, a jesteśmy w trakcie rozpoczętych procesów terapeutycznych, można zachęcać pacjentów, będących w stałej terapii lub po prostu chętnych na kontynuację konsultacji, do umawiania spotkań w ramach konsultacji indywidualnych w Poradni Internetowej.

Opłaty za wizytę - pacjent indywidualny

  1. Pacjent umawiający się na konsultację indywidualną już etapie dokonywania rezerwacji jest zobowiązany do dokonania opłaty.
  2. W przypadku niedokończenia przez niego płatności będzie widniał status płatności “pending”, Państwo nie otrzymują powiadomienia o nowej rezerwacji, ale może przyjść Przypomnienie o konsultacji o którym poniżej.
  3. W przypomnieniu o nowej rezerwacji indywidualnej otrzymują Państwo treść (przykład):
    Witaj Imię Nazwisko,
    Przypominamy o jutrzejszej konsultacji:
    Data: 14/07/2021
    Godzina: 17:00
    Imię i nazwisko klienta: Imię Nazwisko
    Mail klienta: imienazwisko@mail.com
    NAZWA USŁUGI: Konsultacja psychologiczna [abonament firmowy – hasło/kod]
    Status płatności (jeśli dotyczy):  pending (jeśli wyświetla się “pending” wizytę można zignorować, gdyż klient nie dokonał płatności)
    Poradnia Internetowa

    Status płatności widnieje jako “pending’ —> taką rezerwację proszę zignorować realizujemy tylko konsultacje, które w ww. miejscu będą miały status Completed.

  4. Do pacjenta, który w rezerwacji ma status płatności ‘pending” nie wysyłamy linku do spotkania i nie rozliczamy takiej konsultacji w tabeli rozliczeniowej.

Dokumentacja i programy

Program do prowadzenia dokumentacji medycznej

1. Programem do prowadzenia dokumentacji jest Dr Widget. 
2. Każdy z Państwa otrzyma link aktywacyjny do założenia konta.
3. Po każdej wizycie dokonujemy wpisu w dokumentacji.
4. Instrukcja DRW i podstawy prawne pobierania przez nas danych osobowych znajdują się poniżej:
Dane pacjentów DRW
5. Instrukcja DRW – Uzupełnianie konsultacji – w wersji graficznej znajduje się poniżej:
Uzupełnianie konsultacji DRW

Program do przeprowadzania wideokonsultacji

1. Programem do przeprowadzania konsultacji jest ZOOM.
2. Link generowany jest przez Specjalistę chwilę przed spotkaniem -> INSTRUKCJA JAK TO ZROBIĆ
3. Pacjent po rezerwacji wizyty otrzymuje informacją mailową z potwierdzeniem terminu i instrukcją, aby monitorować chwilę przed spotkaniem swoją skrzynkę pocztową (także SPAM) na którą wysyłamy link.
4. Aby skutecznie skorzystać z załączonej instrukcji i wygenerować link do spotkania należy pobrać aplikację ZOOM i zarejestrować konto: https://zoom.us/signup

Błędy w dokumentacji DRW

1. Program DRW jest programem zewnętrznym, nieustannie aktualizowanym, dlatego też możliwe są pojawiające się co jakiś czas błędy – jeśli spotkacie się Państwo z czymś nowym to bardzo prosimy o zgłoszenie nam problemu.

2. Obecnie najczęstszymi błędami są:
– w widoku Wizyty: oznaczenie wizyty jako zakończonej z adnotacją “ZM- BŁĄD”, a po podświetleniu: “12001 – Imię, nazwisko lub płeć w karcie programu pacjenta są niezgodne z danymi na serwerze P1” -> błąd jest spowodowany integracją danych pacjentów z systemem P1 (ogólnopolski platforma do gromadzenia danych medycznych) i tym, że dana osoba została już wpisana i zweryfikowana wcześniej przez inny podmiot, nie mamy na niego wplywu, w związku z czym prosimy ten błąd zignorować.

Pacjent

Pacjent przejawia myśli i zachowania suicydalne

PROCEDURA POSTĘPOWANIA Z KLIENTEM W PRZYPADKU ZAGROŻENIA ŻYCIA

  1. Portal nie świadczy usług interwencji kryzysowej w stanach głębokich kryzysów emocjonalnych i występujących u klienta myśli lub działań samobójczych.
  2. W takich przypadkach, specjalista:
    – zaleca jak najszybszą konsultację psychiatryczną,
    – informuje o możliwości skorzystania z konsultacji w ramach ogólnopolskiego telefonu zaufania pod numerem 800 70 2222,
    – zaleca kontakt z pogotowiem ratunkowym pod numerem 112.

Pacjent w stanie nietrzeźwości

PROCEDURA POSTĘPOWANIA Z KLIENTEM POZOSTAJĄCYM POD WPŁYWEM ALKOHOLU LUB ŚRODKÓW ODURZAJĄCYCH, AGRESYWNYM ETC.

  1. Specjalista może zaprzestać udzielania usług w stosunku do Klienta, który przekazuje treści o charakterze obraźliwym czy agresywnym.
  2. Specjalista nie udziela świadczeń osobom pozostającym w stanie nietrzeźwości i/lub pod wpływem środków odurzających.

Pacjent odmawia podania danych

  1. Prowadzenie konsultacji, pobieranie danych i przetwarzanie ich jest realizowane w oparciu o ustawę: o zawodzie psychologa, o działalności leczniczej i o dokumentacji medycznej. Zgodnie z ustawa o dokumentacji medycznej, w jej treści muszą się znaleźć takie dane oznaczające pacjenta jak:
    “Art. 25. [Treść dokumentacji medycznej]
    1. Dokumentacja medyczna zawiera co najmniej:
    1) oznaczenie pacjenta, pozwalające na ustalenie jego tożsamości:
    a) nazwisko i imię (imiona),
    b) datę urodzenia,
    c) oznaczenie płci,
    d) adres miejsca zamieszkania,
    e) numer PESEL, jeżeli został nadany, w przypadku noworodka – numer PESEL matki, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu  potwierdzającego tożsamość,
    f) w przypadku gdy pacjentem jest osoba małoletnia, całkowicie ubezwłasnowolniona lub niezdolna do świadomego wyrażenia zgody – nazwisko i imię (imiona) przedstawiciela ustawowego oraz adres jego miejsca zamieszkania.

    System DRW automatycznie uzupełnia część danych po wpisaniu danych osobowych i PESELu, w przypadku jego braku musimy uzupełnić dokument tożsamości, płeć i datę urodzenia ręcznie.

  2. System DRW nie ma zastosowania do konsultacji prawniczych.
  3. Więcej informacji o uzupełnianiu konsultacji w zakładce: Program do prowadzenia dokumentacji medycznej.

Inne

Opinia w serwisie Google

  1. Pacjentów, którzy są wyraźnie zadowoleni z usług i chętni do wyrażania swojego zdania publicznie, można zachęcić do wystawienia opinii w serwisie Google poprzez przesłanie im poniższego linku: https://g.page/r/CcZ3_UH0KZ1FEAg/review
  2. Z doświadczenia wiemy, że chętni do wyrażania swojej opinii mogą być zwłaszcza:
    – pacjenci, którzy z powodzeniem zakończyli procesy terapeutyczne,
    – pacjenci korzystający z usług psychodietetycznych,
    – pacjenci korzystający z usług biznesowych (coaching/psychologia biznesu).

Psychoterapia online - jedynie po 2 roku kursu

  1. Nasze działanie musi znajdować potwierdzenie w odpowiednich zapisach prawa. Jeśli chodzi o psychoterapię działamy na podstawie: Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień.
  2. Oznacza to, że osoby, które nie ukończyły drugiego roku szkoły psychoterapeutycznej nie są uprawnione do prowadzenia psychoterapii. Dlatego wśród oferowanych usług w tych przypadkach występuje jedynie konsultacja psychologiczna. Świadczenia mające charakter systematyczny oczywiście możemy nazywać terapią, jednak należy komunikować pacjentowi, że nie jest to psychoterapia, a terapia psychologiczna.
  3. Osoby, które w trakcie trwania umowy z Poradnią Internetową ukończą 2 rok szkoły prosimy o informację, celem rozszerzenia świadczonych przez nich usług.
Projekt realizowany przez: Centrum Terapii i Wspomagania Rozwoju FOCUS Woźniak Mateusz